Teams如何在会议中添加参与者？

在Teams会议中添加参与者时，可以点击会议界面的“参与者”图标，在搜索框中输入姓名或邮箱直接邀请成员，也可以复制会议链接并分享给外部人员加入。无论是团队内部用户还是外部用户，都能通过该方式快速进入会议，操作简单便捷，适用于会议开始前或会议进行中随时邀请新成员。

基础方法：在Teams会议中添加参与者

通过会议邀请窗口添加联系人

• 打开Teams日历并创建会议： 在使用Microsoft Teams时，最常见的方式就是通过日历功能来安排会议。当用户点击左侧菜单栏中的“日历”，然后选择“新建会议”时，会进入会议创建页面。在这里用户可以设置会议标题、会议时间、重复频率以及会议说明等关键信息，尤其是“邀请人员”一栏，可以直接输入联系人姓名或邮箱。Teams会自动匹配组织内的成员，快速完成添加。如果是外部用户，也可以直接输入完整的电子邮箱地址，系统会自动发送一封会议邀请邮件，确保参会者能够顺利接收和加入会议。

• 利用组织目录快速搜索人员： 在输入参会人员时，Teams会连接到组织的Active Directory或者Office 365全局地址簿，用户只需输入姓名的前几个字母，系统就会给出匹配的联系人列表，极大地方便了邀请操作。这一功能对于大型企业尤为有用，因为组织内可能存在成千上万的员工，通过自动匹配可以节省大量时间。此外，还可以一次性输入多个姓名，批量添加多位参会者，确保不会遗漏关键人员，尤其在跨部门或跨团队会议中十分高效。

• 设置参与者身份与角色： 在邀请时，会议组织者不仅能决定谁能参会，还可以为参会人员设置不同的权限和角色。比如，将某些人设为“必需参与者”，系统会提示对方必须确认会议；而“可选参与者”则不会影响会议的正常开始。另外，组织者还可以在会前或会后修改参与者的角色，例如指定为演示者或仅作为观众参与。这种灵活的设置方式，有助于保证会议流程清晰，避免过多人在会议中随意发言打乱秩序。

使用复制会议链接分享加入方式

• 生成会议链接并复制： 在Teams创建好会议后，系统会自动生成一个唯一的会议链接，这个链接既可以通过Outlook自动发送，也可以手动复制并粘贴到聊天、邮件或其他工具中。复制链接的方式非常直观，用户只需要在会议详情页面点击“复制会议链接”按钮，就能将其发送给需要参会的人员。这种方式特别适合临时会议或需要快速通知大量人员的情况，因为无需逐个输入邮箱。

• 通过聊天工具或即时通讯发送： 复制的会议链接可以粘贴到Teams内部聊天、微信群、钉钉群或其他即时通讯工具中，让用户只需点击一次即可跳转到会议页面。尤其在跨组织合作时，这种方式最为常用，因为对方不需要复杂的Teams账号，只要有链接就能进入会议。同时，链接加入还可以避免因邮件延迟导致的参会问题，保证了会议通知的及时性和灵活性。

• 链接权限与安全控制： 虽然复制链接非常方便，但也会带来一定的安全风险。为此，Teams提供了链接权限控制功能。会议组织者可以设置“仅组织内部人员可加入”，或“任何拥有链接的人都可加入”。同时，还可以启用等候室功能，即便别人拿到了会议链接，也需要经过主持人批准才能进入。这种控制手段在确保会议开放性的同时，也增强了安全性，避免外部人员随意闯入。

在会议进行中通过参与者面板添加

• 使用参会者面板实时邀请： 当会议已经开始时，主持人或组织者可以点击屏幕顶部的“参与者”图标，打开参会者面板。在面板的搜索框中输入参会人员的姓名或邮箱，就能立即发送邀请。此时，如果对方正在使用Teams，会收到实时的加入通知；如果是邮箱邀请，则会立刻收到邮件提醒。这种方式适合临时需要补充参会人员的情况，比如领导临时要求加入会议，组织者可以快速完成操作。

• 通过电话拨入功能添加： 除了直接输入邮箱，Teams还支持拨打电话邀请对方加入会议。在企业订阅了音频会议功能后，主持人可以输入电话号码，系统会自动拨打对方电话并接入会议。这种功能在对方没有网络或设备不支持视频会议时非常实用，保证了会议的灵活性和覆盖面，尤其在远程办公和跨区域沟通中价值极高。

• 实时管理新增参会者权限： 当有人通过面板被邀请进入会议后，主持人可以立即为其分配角色，比如设为“演示者”或“仅限观众”。这样能够避免出现新加入人员随意共享屏幕或打断会议的情况。同时，如果发现邀请错误或有人不合适继续留在会议中，主持人也可以通过面板快速将其移出。这种灵活的管理方式，让Teams会议即便在临时调整中也能保持高效有序。

通过Outlook与Teams集成邀请参会者

在Outlook日历创建Teams会议

• 直接在Outlook中启用Teams插件： 用户在电脑上安装Office套件后，Outlook通常会自动集成Teams插件，在新建会议时只需点击“Teams会议”按钮，系统就会自动生成Teams会议链接并附加到会议邀请中。这样用户无需再手动复制链接，受邀者只需点击会议邀请中的链接即可加入Teams会议。这种方法尤其适合经常使用Outlook安排工作计划的用户，可以在一个平台上同时管理邮件、日历和会议，大大提高工作效率。

• 灵活设置会议时间和日程冲突检测： 在Outlook日历中创建Teams会议的好处之一是可以同时利用Outlook的日程冲突检测功能。当输入参会人员时，系统会自动扫描他们的空闲时间并提示是否存在冲突，帮助组织者选择最佳的会议时间。这在大型团队协作或跨部门沟通时非常关键，可以避免因时间不合适而多次调整会议，保证会议顺利进行。

• 会议信息与提醒功能的结合： 使用Outlook日历创建的Teams会议，可以直接利用Outlook的提醒功能来通知参会者。组织者可以设置提前15分钟、30分钟或1小时提醒，确保参会人员不会忘记会议时间。此外，还能在会议邀请中添加议程、附件或相关文档，参会人员在会议前即可查看，帮助他们更有准备地参与讨论，提高会议的专业性和效率。

使用通讯组与联系人组快速添加

• 利用通讯组批量邀请： 在Outlook中，很多企业会提前建立好部门或项目组的通讯组，例如“市场部全员”或“研发团队”，组织者在邀请时只需输入通讯组名称，系统就会自动添加所有成员为参会人员。这种方式大幅减少了逐一输入姓名的时间，特别适合人数众多的会议场景。

• 使用个人联系人组提高效率： 除了组织层面的通讯组，用户还可以在Outlook中自定义联系人组，比如“项目A核心成员”或“客户沟通团队”。在安排定期或频繁的会议时，直接输入联系人组名称即可一次性邀请所有成员，既避免遗漏，又大大提高了操作效率。这对于需要频繁和特定小团队沟通的用户来说尤其实用。

• 确保联系人信息实时更新： 使用通讯组和联系人组的前提是信息的准确性。Outlook与企业的目录系统保持同步，确保组织变动后联系人组能够自动更新。例如，如果某位员工调岗或离职，只要企业的目录系统进行了更新，通讯组也会随之调整。这样能够保证邀请对象始终正确，避免因人员变动造成会议参与混乱。

管理必需与可选参与者

• 区分必需与可选参会者的意义： 在Outlook邀请界面，组织者可以将参会者分为“必需”和“可选”两类。必需参会者通常是项目负责人、关键决策者或需要提供汇报的人，而可选参会者则是与议题相关但不一定必须到场的人员。通过这种区分，会议的重点和范围更加清晰，既保证了效率，又让参会者对自己的角色有更明确的认识。

• 系统自动提醒必需参会者： 当必需参会者尚未接受会议邀请时，Outlook会通过提示或自动发送提醒，帮助组织者确认关键人员是否能出席。这种功能避免了关键人员缺席导致会议价值大打折扣的情况。对于可选参会者，即便他们因时间冲突未能加入，也不会影响会议的正常进行，从而确保会议顺利推进。

• 动态调整参会者角色： 在会议创建后，组织者依然可以随时进入Outlook会议详情页面修改参会者身份，比如将某个原本可选的成员改为必需，或者删除不再需要的参会者。这种灵活性保证了会议能够根据最新需求进行调整，尤其适用于项目进展中需求不断变化的情况。通过合理利用必需与可选参会者的功能，会议安排会更加高效、精准，也能提升整体协作体验。

添加外部来宾与匿名用户

允许组织外来宾通过电子邮件加入

• 通过邮件发送正式邀请： 当会议组织者需要邀请组织外部的合作伙伴或客户时，可以直接在Teams或Outlook中输入对方的电子邮件地址，系统会自动生成并发送一封会议邀请邮件，其中包含会议时间、议程和Teams会议链接。外部来宾只需点击邮件中的链接即可进入会议，而不必事先在组织内注册账号。这种方式非常适合跨公司协作场景，既保证了会议的正式性，又能通过邮件保留完整的会议记录和确认信息。

• 来宾身份与访问权限控制： 外部来宾加入会议时，系统会根据组织者的预设策略决定其访问权限。通常情况下，来宾默认权限有限，比如不能直接访问会议聊天中的文件，也不能修改会议设置。组织者还可以在会议开始前手动调整来宾权限，例如允许他们共享屏幕、发言或开启视频。这种权限控制能够在保护企业信息安全的同时，保证外部来宾能够顺利参与核心讨论。

• 确保外部来宾的合规性： 企业在允许外部用户加入会议时，通常会启用合规策略，例如通过多重身份验证来确认对方的身份，或者限制某些外部域名用户的访问。这样可以避免陌生人或未经授权的用户进入会议，降低信息泄露风险。通过这种方式，既保证了外部合作的顺畅，又兼顾了信息安全与合规要求。

启用匿名加入与等候室控制

• 允许匿名加入的灵活性： Teams支持匿名加入功能，即参会者无需使用微软账户或组织账号，只要点击会议链接即可进入。这对于一些临时会议或需要快速沟通的场景特别有用，例如与客户进行售前沟通时，客户可能没有Teams账号，匿名加入功能能够大大降低参会门槛。

• 等候室的安全把关作用： 当启用匿名加入时，会议组织者往往会同时启用等候室功能。等候室相当于一个临时缓冲区，匿名用户进入后需要等待主持人审核和批准才能进入会议。这样可以有效防止不相关人员直接闯入会议，同时也让主持人有机会确认参会者身份，避免安全隐患。

• 平衡便利性与安全性的设置： 虽然匿名加入很方便，但如果完全开放可能带来安全风险。因此，企业通常会根据会议的重要性决定是否启用。例如内部战略会议可能完全禁用匿名加入，而普通的产品演示或市场活动则可以开放匿名访问。在设置过程中，组织者需要根据会议的目的权衡便利与安全，确保会议既高效又受控。

邀请非微软账户用户快速参会

• 使用链接邀请非微软用户： 并非所有外部人员都使用微软账户，但Teams支持他们通过会议链接快速参会。当组织者分享会议链接后，非微软账户用户点击即可进入登录页面，他们可以选择“以来宾身份加入”，然后输入姓名即可加入会议。这种方式大大提升了Teams的兼容性和普适性。

• 避免技术障碍提升体验： 对非微软用户来说，他们可能不熟悉Teams，因此组织者可以提前在邀请邮件中附加简单的加入说明，例如建议使用浏览器直接打开链接或者下载Teams应用。这样能减少技术问题带来的困扰，让参会体验更加顺畅，避免因为登录障碍导致会议延误。

• 后续权限与参与管理： 非微软账户用户进入会议后，通常会被自动设置为“来宾”身份，权限比内部成员更有限。例如，他们无法访问组织的共享文件或历史聊天记录，只能参与当次会议。这种限制既能保护企业内部信息，又能保证外部用户正常发言和互动。主持人还可以根据需要在会议中调整他们的角色，比如允许他们共享屏幕进行演示，确保会议目标顺利达成。

移动端与Web端添加参与者

在手机应用中邀请通讯录联系人

• 直接访问手机通讯录邀请： 在使用Teams手机应用时，用户可以直接通过系统权限访问手机通讯录，从而快速找到需要邀请的联系人。当会议正在进行中时，主持人只需点击“添加参与者”，应用会自动弹出手机通讯录列表，用户可以勾选联系人并一键发送邀请短信或邮件。这种方式特别适合在外出、出差或临时需要召开会议的场景，无需电脑操作即可快速完成邀请，大大提高了移动办公的灵活性。

• 同步企业账户联系人： 除了手机本地通讯录，Teams移动端还可以与企业的Microsoft 365账户同步联系人信息，这样用户不仅能在手机上找到个人通讯录中的朋友，还能快速检索到同事和部门成员。输入对方的姓名或邮箱，系统会自动联想并显示完整信息，确保不会因联系人过多而遗漏关键参会人员。这种同步机制有效提升了操作效率，尤其对大型企业用户来说非常实用。

• 即时提醒与确认功能： 当通过手机应用邀请联系人后，系统会立刻向受邀者发送推送提醒或邮件通知，并在会议界面显示对方是否已接受或加入。这样主持人能够实时掌握参会者的动态情况，若发现关键人员尚未加入，可以再次通过短信或电话提醒，避免会议因缺人而延迟，确保整体流程顺畅。

使用网页端复制会议链接分享

• 一键生成并复制会议链接： 在Web端使用Teams时，组织者只需在会议详情页点击“获取会议链接”按钮，系统就会自动生成唯一的链接，并提供复制功能。用户可以将该链接粘贴到邮件、即时通讯软件或项目管理工具中，快速分享给参会人员。这种方式特别适合临时会议或跨组织沟通场景，因为受邀者只需点击链接即可进入会议，无需复杂操作。

• 跨平台分享的便捷性： 通过Web端复制的会议链接具有跨平台的优势，可以在不同设备上被使用，比如电脑、手机或平板。即便对方没有安装Teams客户端，也能直接通过浏览器点击链接加入会议。这样不仅减少了软件安装的门槛，还提高了外部人员参会的灵活性，保证了跨平台的兼容体验。

• 保障链接分享的安全性： 为了避免会议链接被滥用，组织者可以在分享时启用权限控制。例如将会议设置为仅限组织内部人员使用，或者开启等候室功能来审核外部用户的加入请求。这样既能保持分享方式的便捷性，又能确保会议安全，避免出现未经授权的人员进入会议。

在通话中通过拨号添加电话参会者

• 输入电话号码直接拨入： 在会议进行过程中，主持人可以通过参会者面板选择“拨打电话邀请”，然后输入需要邀请的电话号码，系统会自动发起呼叫并将对方接入会议。这一功能特别适合那些无法使用网络参会的人员，例如身处信号不稳定或没有数据流量的用户，确保他们依然能够参与会议讨论。

• 适合跨区域和移动场景： 拨号添加电话参会者在跨区域沟通中尤为重要，例如与海外分支机构沟通时，有些地区的网络条件有限，但电话却更稳定。通过这种方式，即使对方不具备视频参会的条件，也可以通过语音方式及时了解会议进展，不会错过关键信息。

• 管理电话参会者的权限： 当电话参会者接入后，主持人可以在面板上看到他们的身份标识，并根据需要静音或取消静音，避免杂音干扰会议。同时，主持人还可以在会后通过会议记录确认哪些电话参会者参与了会议，确保出席情况可追踪。这种功能在保证会议顺利进行的同时，也让管理更加规范高效。