Teams如何添加共享文件夹？

在Microsoft Teams中添加共享文件夹，可进入目标团队或频道，点击“文件”选项卡，选择“添加云存储”或直接上传文件夹。系统会自动将内容存储到关联的SharePoint中，团队成员即可在该文件夹中实时访问、上传和协作编辑文档，确保多人同步更新，提升团队协作效率。

认识Teams共享文件夹的工作原理

与SharePoint文档库的关系

• Teams文件存储基于SharePoint： 当在Teams的团队或频道中上传文件时，这些文件并不是直接存储在Teams应用本身，而是自动保存到与团队绑定的SharePoint文档库中。Teams只是提供了一个便捷的访问入口，真正的文件管理、权限设置和版本控制都是由SharePoint来完成的。

• 共享文件夹即SharePoint文件夹： 当在Teams中新建共享文件夹时，系统实际上是在SharePoint文档库中自动创建了一个对应的文件夹，Teams用户在频道中看到的文件列表与SharePoint中保持实时同步，因此在任一平台上修改、移动或删除文件都会立即反映到另一端。

• 利用SharePoint的高级功能： 由于Teams文件依托SharePoint存储，用户可以借助SharePoint的强大功能，例如文件版本历史、权限分级、元数据标签以及自动化流程，这让Teams共享文件夹不仅能满足基本的文件存取，还能支持企业级的文档管理需求。

与OneDrive共享文件的区别

• OneDrive面向个人文件存储： OneDrive主要用于个人文件的存储与同步，即便是通过OneDrive共享的文件夹，本质上仍属于个人所有，只是通过授权开放给他人访问。而Teams的共享文件夹是团队级别的资源，所有团队成员默认都有访问权限，更加适合多人协作。

• 权限管理机制不同： OneDrive共享文件时，所有权限需要文件所有者单独设置，例如选择仅查看或可编辑。而Teams共享文件夹依托SharePoint权限模型，由团队所有者或管理员统一管理，这种集中化权限控制更适合企业管理和项目协作。

• 应用场景区分明显： OneDrive适用于个人工作文件的临时共享，而Teams共享文件夹适合需要持续协作、多人频繁访问的场景。Teams中文件的归属是组织或团队，而不是个人，保证了文件在成员离职或更换岗位时不会丢失或失效。

频道与私有频道的文件范围

• 普通频道文件全员可见： 在Teams团队的普通频道中添加共享文件夹时，所有团队成员都可以访问该频道文件，因为普通频道继承团队的权限设置。这种方式适用于公开资料、通用文档的存储与共享。

• 私有频道文件仅限指定成员： 当在私有频道中创建共享文件夹时，Teams会在SharePoint中为该频道单独创建一个独立的站点，只有被添加到私有频道的成员才能访问文件。这有效防止敏感资料被无关人员查看。

• 多频道文件隔离管理： 每个频道（包括普通频道和私有频道）都有独立的文件存储空间，即使在同一个团队内，不同频道的文件也不会互相混淆。这样一来，团队可以根据业务需求将文件分区管理，同时利用SharePoint的权限设置进一步细化访问控制，确保协作安全且高效。

在团队频道中添加共享文件夹

在文件选项卡中新增云存储

• 通过Teams界面直接添加： 在团队频道顶部的“文件”选项卡中，用户可以点击“添加云存储”，选择与组织集成的存储服务（如SharePoint、OneDrive或第三方存储）。当选择SharePoint后，系统会自动将该文件夹与频道同步，所有频道成员都能立即访问该文件夹，无需单独授权。

• 支持多种存储源整合： 除了默认的SharePoint，Teams还允许添加其他企业云存储，如Dropbox、Google Drive或Box。通过这种方式，团队可以集中管理分散在不同平台的文件资源，而不用切换多个应用，提升工作效率和协作体验。

• 实时更新与权限同步： 通过云存储添加的文件夹会与后台权限模型保持一致，任何在SharePoint或存储源上进行的权限调整，都会同步到Teams中，确保访问控制不会出现冲突或遗漏，从而保证数据安全。

从SharePoint选择现有文件夹

• 直接挂载已有文件夹： 当团队已经在SharePoint文档库中创建了项目文件夹时，可以在Teams频道中选择“添加云存储”，然后浏览SharePoint站点并选定已有文件夹，快速将其同步到Teams频道，而无需重复上传文件或重新组织结构。

• 保持原有文档结构不变： 这种方式不会改变SharePoint文档库的文件层级，Teams只是提供了一个访问入口，因此文档的版本记录、权限分配、元数据标签等高级功能都会完整保留，让团队能够在Teams中访问文件的同时继续使用SharePoint的完整能力。

• 方便跨部门和项目协作： 如果不同团队需要访问同一SharePoint文件夹，管理员可以将该文件夹挂载到多个Teams频道中，确保所有相关人员都能通过各自的工作区访问相同资料，避免因重复上传导致的版本混乱。

将常用文件夹固定为选项卡

• 提高文件访问效率： 对于团队日常频繁使用的文件夹，用户可以在频道顶部点击“+”号，将文件夹直接固定为一个独立选项卡。这样无需再进入“文件”选项卡查找，点击顶部标签即可快速访问文件。

• 可自定义标签名称与图标： 固定文件夹时，可以为该选项卡设置易于识别的名称或图标，帮助团队成员快速定位文件夹用途，例如“合同资料”“市场方案”或“研发设计文档”，减少查找时间。

• 与其他工具集成使用： 固定文件夹不仅能提高访问速度，还能与Teams的其他应用集成，例如直接在选项卡内预览文档、编辑Office文件，或链接到Planner、Wiki等协作工具，使频道成为一个集中化的工作平台，提高协作效率。

使用SharePoint创建并授权共享文件夹

在文档库中创建文件夹

• 在SharePoint站点中新建文件夹： 当用户进入与Teams团队绑定的SharePoint站点后，可以在“文档库”中点击“新建文件夹”，为项目或部门创建一个新的共享空间。这个文件夹会作为文档存储的基础单元，所有上传的文件都会按照层级结构保存在这里，便于后续管理和调用。

• 文件夹命名与结构规划： 在创建文件夹时，建议结合团队实际业务进行科学命名和层级规划，例如“项目资料”“合同档案”“市场宣传素材”等，以保证所有成员在进入文件夹时能快速理解用途。良好的命名习惯不仅能提升查找效率，还能避免文档堆积混乱。

• 与版本控制功能结合使用： SharePoint的文件夹本身支持版本历史记录，当用户在文件夹中上传或修改文件后，系统会自动保存不同版本，便于团队在需要时恢复或对比，确保资料不会因误操作而丢失，增加了文件管理的安全性和可追溯性。

设置成员权限与访客访问

• 分配不同成员权限： 在文件夹创建完成后，管理员可以为不同的团队成员分配访问权限，例如“仅查看”“可编辑”或“完全控制”。这种权限分级方式能够避免所有人都拥有最高权限，防止因误删或未经授权的修改造成数据损失。

• 为访客用户开放受控访问： 当需要与外部合作伙伴或客户共享文件夹时，管理员可以为他们设置访客身份，并通过电子邮件邀请访问。访客通常会被授予受限权限，例如仅能查看或下载文件，而不能删除或移动文件，从而确保外部用户能够参与协作但不会影响整体资料安全。

• 启用高级安全策略： SharePoint还支持设置访问时间限制、链接有效期以及双重身份验证等高级功能。管理员可以根据会议或项目的敏感程度调整策略，比如只允许在公司网络下访问，或者限制下载行为，从而进一步加强数据保护，满足企业合规要求。

同步到Teams频道的可见性

• 在Teams中直接挂载文件夹： 当文件夹在SharePoint中设置完成后，可以将其同步Teams的某个频道。用户只需在Teams频道的“文件”选项卡选择“添加云存储”，并定位到刚刚创建的SharePoint文件夹，即可在Teams内直接使用。这种方式确保团队成员能在常用的协作环境中访问文件，而无需频繁切换平台。

• 保证权限与可见性一致： 文件夹一旦挂载到Teams频道，SharePoint的权限设置会自动继承到Teams中。例如某个成员在SharePoint文件夹中仅有查看权限，那么在Teams中访问该文件夹时也同样只能查看，无法上传或编辑。这种一致性避免了权限冲突，确保安全规则始终有效。

• 实现跨平台无缝协作： 文件夹在SharePoint与Teams之间保持实时同步，任何一方的操作都会立刻更新。例如在Teams中上传的文档，会自动出现在SharePoint文件夹中；而在SharePoint中调整的权限，也会立刻影响Teams的可见性。这样既能满足复杂的企业级文件管理需求，又能保持团队日常协作的便捷体验。

通过OneDrive添加共享文件夹到聊天与会议

共享特定文件夹并获取链接

• 在OneDrive中创建共享文件夹： 用户可以在自己的OneDrive账户中新建一个文件夹，并将与会议或聊天相关的文档集中存放在其中。这样可以实现内容的集中管理，避免资料分散在多个位置难以查找。将文件夹统一化后，还能为后续的权限控制和共享操作提供更高的灵活性，让协作更加高效。

• 生成共享访问链接： 在文件夹准备就绪后，用户可以通过OneDrive的“共享”功能生成访问链接。在生成链接的过程中，用户可以选择共享范围，例如“仅限组织内部人员”“拥有链接的任何人”或“特定人员”。这种灵活的方式确保了文件夹能够根据不同的协作场景进行合理分发，满足安全与效率的双重需求。

• 保持文件夹内容实时更新： 当共享文件夹中的文件被添加、修改或删除时，OneDrive会自动同步，所有拥有访问权限的用户都能即时看到最新版本。这意味着在Teams聊天或会议中共享的链接始终指向最新的内容，避免了传统邮件附件方式中反复发送更新文件的低效问题。

在聊天中附加并授予权限

• 直接在Teams聊天中插入文件夹链接： 当用户获取了OneDrive文件夹的共享链接后，可以将其粘贴到Teams聊天窗口中，发送给指定的同事或群组。这样他们无需额外的操作，只需点击链接即可进入文件夹，从而快速获取所需的文档。

• 调整访问权限以确保正常使用： 在分享链接之前，用户可以设置不同的权限，例如“仅查看”“可编辑”或“完全控制”。如果是希望团队成员协作编辑文档，可以启用编辑权限；如果仅是为了查阅资料，则选择只读权限更为合适。通过这种方式，既能保证会议资料的安全性，又能让不同角色的用户高效参与。

• 结合会议邀请直接附加： 在创建会议时，组织者可以将OneDrive文件夹的共享链接附加到会议邀请中，这样参会人员在收到邀请的同时就能提前查阅会议相关资料。参会者可以在会前做好准备，减少会议中临时查找资料的情况，使讨论更加专注和高效。

管理外部来宾的访问限制

• 为外部人员设置有限访问权限： 当需要将共享文件夹提供给外部合作伙伴或客户使用时，可以通过OneDrive的权限管理来实现。用户只需在共享设置中输入对方的邮箱，并为其分配适当权限。通常外部人员只需查看权限即可，这样既能满足信息传递的需要，又不会带来文件被误改或泄露的风险。

• 启用链接过期时间和密码保护： 为进一步提升安全性，用户可以在生成链接时设定一个有效期，超过这个期限外部人员将无法再访问文件夹。同时，还可以为链接设置访问密码，只有知晓密码的对象才能进入文件夹。这种方式在涉及商业合同、敏感资料时尤为重要，能够防止链接被转发后带来的隐患。

• 实时监控与撤销访问权限： OneDrive允许用户随时进入共享设置，查看当前有哪些人拥有访问权限。如果发现某些人员已不再需要访问，可以立即撤销他们的权限。这样不仅能在项目结束后有效关闭访问入口，还能确保长期不会出现外部人员继续访问敏感资料的情况，从而增强整体的安全防护能力。